FAQ - AxCMS.net

DOCUMENT MANAGEMENT

Welche Dokumente können in AxCMS.net hochgeladen werden?
Können mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden?
Können Bilddaten im System nachträglich bearbeitet und formatiert werden?
Wie werden Bilder in Seiten eingebunden?
Werden Dokumente in AxCMS.net versioniert und archiviert?
Kann für ein Dokument ein Gültigkeitszeitraum angegeben werden?
Können Dokumente zur Bearbeitung gesperrt werden?
Können für Dokumente zusätzliche Metadaten hinterlegt werden?
Werden in das System hochgeladene Dokumente indiziert, so dass sie später über eine Suche leicht wiedergefunden werden können?
Können Dokumente in Ordnern gruppiert werden?
Können externe Dokumentenmanagementsysteme in AxCMS.net integriert werden?

DOCUMENT MANAGEMENT

Welche Dokumente können in AxCMS.net hochgeladen werden?

Mit AxCMS.net werden alle Dokumente zentral verwaltet. Es gibt keine Beschränkung welche Dokumente hochgeladen werden können und welche nicht – von JPGs über PNGs, Word und PDF, sowie Flash und Silverlight können beliebige Dokumente mit AxCMS.net verwaltet werden.

Können mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden?

Bis zu AxCMS.net Version 9.1. konnten mehrere Dateien auf einmal bereits via ZIP oder der Einbindung von WebDAV in AxCMS.net hochgeladen werden. Seit Version 9.1 gibt es zusätzlich einen eigenen Wizard um mehrere Dokumente auszuwählen und gleichzeitig in das Dokumentenmanagement von AxCMS.net hochzuladen.

Können Bilddaten im System nachträglich bearbeitet und formatiert werden?

Seit AxCMS.net Version 9.1 gibt es eine integrierte Bildbearbeitung mit welcher neben der automatischen Erzeugung der benötigten Bildformate auch Funktionen zur manuellen Nachbearbeitung im Managementsystem zur Verfügung stehen. Hochgeladene Bilder können mit Werkzeugen zum Vergrößern, Verkleinern und Rotieren weiter verändert werden sowie auch die Maße eines Bildes innerhalb der vorgegebenen projektspezifischen Grenzen verändert werden können. Neu hochgeladene Bilder werden automatisch in projektspezifisch vordefinierte Formate umgewandelt und können bei Bedarf weiter bearbeitet werden.

Wie werden Bilder in Seiten eingebunden?

In den vorab erstellten Seitenvorlagen können Bereiche bestimmt werden, in welche Bilder eingefügt werden können – sogenannte Platzhalter. Wird im Editiermodus einer Seite ein solcher Bereich angewählt, erscheint im oberen Bereich von AxCMS.net eine Toolbar mit der Vorschau der zuletzt hochgeladenen Bilder und man kann daraus direkt das einzubindende Bild auswählen oder auch ein neues hochladen.

Werden Dokumente in AxCMS.net versioniert und archiviert?

Mit jeder Publikation eines Dokumentes wird eine Version des vorherigen Status des Dokuments gesichert. Die Versionen können im Management System von AxCMS.net eingesehen und wiederhergestellt werden.

Kann für ein Dokument ein Gültigkeitszeitraum angegeben werden?

Über die zusätzlichen Eigenschaften, die Dokumenten zugewiesen werden können, kann ein Gültigkeitszeitraum oder Gültigkeitsdatum für jedes Dokument festgelegt werden.

Können Dokumente zur Bearbeitung gesperrt werden?

Dokumente können im Dokumentenmanagement von AxCMS.net gesperrt werden, um sie bis zu einer erneuten Freigabe vor der Bearbeitung / dem Austauschen durch andere User zu schützen.

Können für Dokumente zusätzliche Metadaten hinterlegt werden?

AxCMS.net bietet für alle Dokumente die Möglichkeit zusätzliche Eigenschaften abzuspeichern – von der Möglichkeit der Kategorisierung, über Schlüsselwörter für die Suche, bis zu Überschriften und Anrisstexten für Newsteaser oder Metatags für Suchmaschinen.

Werden in das System hochgeladene Dokumente indiziert, so dass sie später über eine Suche leicht wiedergefunden werden können?

Alle Dokumente werden durch AxCMS.net indiziert – auch Textdokumente wie Worddateien, PowerPoint-Präsentationen oder PDF-Dateien – und können anschließend über die integrierte Indexsuche leicht wieder gefunden werden.

Können Dokumente in Ordnern gruppiert werden?

Über die Möglichkeit der Kategorisierung in AxCMS.net können Dokumente gruppiert werden. Die Dokumente liegen in einer flachen Struktur im Dokumentenmanagement können aber über Kategorien in eine hierarchische Struktur sortiert und geordnet werden.

Können externe Dokumentenmanagementsysteme in AxCMS.net integriert werden?

Dank der offenen Schnittstellen von AxCMS.net können bestehende externe Systeme und Datenbanken leicht angebunden werden und direkt aus AxCMS.net genutzt werden, z.B. kann Sharepoint als Dokumentenbasis angebunden werden und über einen Link aus dem Dokumentenmanagement in AxCMS.net aufgerufen werden. AxCMS.net erzeugt im System Referenzen auf die bestehenden Daten in Sharepoint um eine Redundanz zu vermeiden.